Notion als Personal CRM einrichten (und wann es nicht mehr reicht)
Notion kann ein brauchbares Personal CRM sein, wenn du es richtig aufsetzt. Hier ist die Struktur, die funktioniert, und der Punkt, an dem die Pflege zur Last wird.
Notion als Personal CRM für Kontakte ist eine der häufigsten Notion-Vorlagen überhaupt, aus gutem Grund: Du hast die Datenbanken schon, du zahlst nichts extra, und du kannst jedes Feld genau so bauen, wie du es brauchst. Bevor wir zu den Grenzen kommen, die es hat, zeigen wir dir, wie ein Setup aussieht, das über die ersten zwei Wochen hinaus funktioniert. Wer ein Personal CRM zum ersten Mal ausprobiert, sollte ohnehin erst hier anfangen, bevor er für ein fertiges Produkt bezahlt.
Das Setup, das tatsächlich hält
Die meisten Notion-CRM-Vorlagen scheitern nicht an fehlenden Feldern, sondern daran, dass niemand eine Struktur für Beziehungen zwischen Personen und für die Pflege über Zeit eingeplant hat. Diese sechs Schritte bauen beides von Anfang an mit ein.
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Datenbank "Personen" anlegen
Das Herzstück. Felder: Name, Foto, E-Mail, Telefon, Geburtstag (Datum), Beziehungstyp als Select (Freund, Familie, Kollege, Mentor, Bekannte), Wo kennengelernt als Text, und Tags als Multi-Select für alles, was quer zu den anderen Feldern liegt, Hobby, Stadt, gemeinsamer Arbeitgeber.
- 2
Datenbank "Interaktionen" für das Kontakt-Log
Eine zweite Datenbank mit einer Relation zurück zu Personen. Felder: Datum, Notiz (was war, worüber habt ihr geredet), und Kanal als Select (Anruf, Treffen, Nachricht, E-Mail). Jeder Eintrag hier ist eine Zeile, kein Ersatz für die Person selbst, das hält die Personen-Datenbank sauber.
- 3
"Zuletzt kontaktiert" per Rollup und Formel bauen
In der Personen-Datenbank ein Rollup-Feld auf die Interaktionen-Relation legen, das den letzten Termin per Aggregation "Neuestes Datum" zieht. Danach ein Formelfeld daneben, das die Differenz zu heute in Tagen ausrechnet (
dateBetween(now(), prop("Letzter Kontakt"), "days")). Ohne dieses Feld weißt du nie, wer gerade abkühlt, sondern nur, wer zuletzt eingetragen wurde. - 4
Views für die tägliche Nutzung
Mindestens drei: eine Board-Ansicht gruppiert nach Beziehungstyp, eine Tabellenansicht sortiert nach den Tagen seit dem letzten Kontakt (damit die kältesten Verbindungen oben stehen), und eine gefilterte Ansicht, die nur Geburtstage in den nächsten 30 Tagen zeigt. Die Geburtstagsansicht braucht wieder eine Formel, weil Notion Datumsfelder nicht direkt nach Monat und Tag filtern kann.
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Beziehungen zwischen Personen abbilden
Für "wer kennt wen" brauchst du eine dritte Datenbank mit zwei Relationen auf Personen (Person A, Person B) und einem Beziehungstyp-Feld (kennt, arbeitet mit, verwandt mit, vorgestellt durch). Das funktioniert, ist aber Handarbeit pur: jede Verbindung braucht eine eigene Zeile, und Notion zeigt dir daraus keinen Graphen, nur eine weitere Tabelle, durch die du dich klicken musst.
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Wiedervorlage und Erinnerungen einrichten
Notion erinnert dich an nichts von selbst. Der übliche Workaround: ein Datumsfeld "Nächster Kontakt geplant" plus eine gefilterte Ansicht, die überfällige Einträge zeigt, kombiniert mit Notions eigenen Reminder-Benachrichtigungen pro Zeile. Das trägt eine Weile, solange du diszipliniert bleibst und die Ansicht auch wirklich regelmäßig öffnest.
Wo das Template kippt
Ehrlich gesagt: Dieses Setup funktioniert gut für zwanzig, dreißig enge Kontakte, die du sowieso im Kopf hast. Es fängt an zu bröckeln, sobald drei Dinge gleichzeitig passieren. Erstens gibt es keinen Kontakte-Sync: Ändert jemand seine Telefonnummer, merkst du das nicht, du musst es manuell nachtragen, wenn du es überhaupt mitbekommst. Zweitens meldet sich nichts von selbst. Die gefilterte Ansicht aus Schritt sechs zeigt dir nur, wer überfällig ist, wenn du sie öffnest, sie ruft dich nicht an.
Drittens wird die Beziehungsstruktur zwischen Personen schnell unübersichtlich. Bei fünfzig Kontakten und ein paar Dutzend Verbindungen dazwischen ist die Zwei-Relationen-Tabelle aus Schritt fünf keine Struktur mehr, sondern eine Liste, die niemand mehr liest. Und viertens gibt es keinen Weg, eine KI direkt auf diese Struktur zugreifen zu lassen, Notions eigene KI-Funktionen durchsuchen Text, sie kennen aber nicht das Beziehungsmodell, das du dir mühsam gebaut hast.
Das Notion-CRM funktioniert genau so lange gut, wie jemand es pflegt. Und irgendwann pflegt es niemand mehr.
Notion-Setup oder Umfeld
| Umfeld | Notion (selbstgebaut) | |
|---|---|---|
| Google-Kontakte-Sync | ||
| Erinnert dich aktiv bei abkühlenden Kontakten | ||
| Beziehungsgraph zwischen Personen | nur als Tabelle mit Workarounds | |
| KI-Zugriff über MCP | ||
| Pflegeaufwand | läuft im Hintergrund | komplett manuell |
Wenn dir dein Notion-Setup irgendwann mehr Arbeit macht als es dir zurückgibt, ist Umfeld der naheliegende nächste Schritt: dieselbe Grundidee, Personen, Beziehungen, ein Kontakt-Log, aber mit Google-Sync statt Handarbeit, mit einem echten Beziehungsgraph statt einer zweiten Tabelle, und mit einem MCP-Server, über den Claude oder ChatGPT dein Netzwerk direkt lesen können. Kein Umbau nötig, nur ein Umzug.
FAQ
Gibt es eine fertige Notion-CRM-Vorlage zum Duplizieren?
Kann ich meine Notion-Kontakte zu Umfeld übertragen?
Muss ich bei Umfeld auch alles manuell pflegen?
Ist Notion oder eine dedizierte App wie Umfeld die bessere Wahl?
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